Wie funktioniert Zusammenarbeit in virtuellen Teams?

Wie funktioniert Zusammenarbeit in virtuellen Teams?

Der ganze Globus ist Ihr Arbeitsplatz – wenn Sie es wollen. In vielen Unternehmen hat die Zusammenarbeit in virtuellen Teams das klassische Präsenzteam bereits abgelöst. Einfache Möglichkeiten der Vernetzung und des Austausches machen es unnötig, dass Teammitglieder sich zur selben Zeit am selben Ort befinden.

Statt Arbeitserleichterung bringen diese neuen Möglichkeiten aber oft vor allem eines: Frustration. Denn leider kosten solche virtuellen Teamsitzungen oft Zeit und Energie, ohne gute Ergebnisse hervorzubringen. Meist sind die Gründe eine zu oberflächliche Organisation oder der Unwille, vorhandene Möglichkeiten zu nutzen. Sehr oft steht aber auch die Technik selbst im Weg, wenn unflexible Software-Lösungen genutzt werden, die die verwendeten Prozesse gar nicht abbilden können. Selbst Teams, die am selben Ort arbeiten, stolpern oft über die Hindernisse ihrer digitalen Lösungen.

Dabei lässt sich das Problem leicht lösen: Die richtige Planung, gepaart mit einer individuell angepassten Software von PointPro Solutions bieten genau das, was Sie für eine produktive Zusammenarbeit brauchen.

 

Entdecken Sie Ihr Potential

Virtuelle Teams bieten allen Teammitgliedern großes Potential für die Zusammenarbeit. Ortsunabhängig zu arbeiten ermöglicht es jedem, Teamsitzungen flexibel in den eigenen Arbeitsplan einzufügen und auch im Homeoffice zu arbeiten. Daten können schnell und einfach weitergegeben werden, andere Teammitglieder können Änderungen daran vornehmen und ihre Ideen beisteuern.

Die mitunter langen Anfahrten zu einem Konferenzraum fallen weg, ein virtuelles Treffen ist damit weniger zeitaufwendig als ein tatsächliches Meeting. Schnelle Internetverbindungen haben längst möglich gemacht, dass ehemals ruckelnde Bilder heute globale Videokonferenzen sind – der persönliche, menschliche Kontakt bleibt erhalten.

Aber die Zusammenarbeit in virtuellen Teams hat noch weitaus mehr Potential. Da es einfacher ist, ein Teammeeting zu arrangieren, wird der Austausch zwischen verschiedenen Niederlassungen verbessert. Während auf einer Konferenz nur die wichtigsten Themen behandelt werden, bieten die virtuellen Zusammenkünfte die Möglichkeit, sich regelmäßig über Thematiken auszutauschen, die früher schnell untergingen. Dies ermöglicht erst, schnell und angepasst auf lokale Bedürfnisse der Kunden zu reagieren. Auch Missverständnisse in der unternehmensinternen Kommunikation werden durch den regelmäßigen Austausch auf ein Minimum reduziert.

Auch der Zusammenarbeit mit Fachleuten kommen die virtuellen Teams sehr entgegen. Digitale Lösungen bieten ihnen die Möglichkeit, sich an verschiedenen Projekten zu beteiligen. Nach einer Anstellung ist so nicht unbedingt ein Umzug in die Nähe des Unternehmenssitzes notwendig, was ebenfalls reizvoll ist.

Wie funktioniert Zusammenarbeit in virtuellen Teams?

Virtuelle Zusammenarbeit – Fluch oder Segen?

So viele Chancen virtuelle Teams bieten, so viele Herausforderungen bringen sie auch mit sich. Denn klassische Teams, die an einem Standort des Unternehmens arbeiten, bewegen sich alle in einem sehr ähnlichen Umfeld: Sie arbeiten im selben Gebäude, kennen sich als Kollegen und können viele Kleinigkeiten bei einer Kaffee- oder Mittagspause besprechen.

Virtuelle Teams hingegen stehen vor einer vollkommen anderen Ausgangssituation. Je weiter voneinander entfernt die Mitglieder arbeiten, desto größer sind die Unterschiede in ihrem Umfeld. Verschiedene Muttersprachen sind dabei ebenso entscheidend wie unterschiedliche Zeitzonen. Missverständnisse treten hier deutlich häufiger auf, wenn nicht sorgsam kommuniziert wird. Kulturelle Unterschiede, die eine Bereicherung für die Arbeit sein können, können so auch schnell zum Hindernis in der Zusammenarbeit werden.

 

So funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit

Damit ein virtuelles Team sein Potential voll ausschöpfen kann, müssen neben der passenden Software-Lösung auch grundlegende Absprachen getroffen werden.

Die passende Software Lösung ist genau an die Bedürfnisse des Teams angepasst. Dabei muss die Software sich an die Bedürfnisse ihrer Nutzer anpassen und nicht umgekehrt, denn nur so ist ein produktives Arbeiten möglich. Auf unnötige Funktionen sollte verzichtet werden, um die Übersicht zu wahren und zu verhindern, dass die Aufmerksamkeit der Teammitglieder auf Unwichtiges gelenkt wird.

Aber auch Absprachen und klare Regeln sind für ein erfolgreiches virtuelles Zusammenarbeiten wichtig. Das fängt schon bei der Wahl der Sprache an: Wird englisch gesprochen, muss dies konsequent durchgehalten werden, um einzelne Teammitglieder nicht auszuschließen. Die Bezeichnung von Dateien sollte nach einem einheitlichen Muster erfolgen, und bei globaler Zusammenarbeit reicht die Aussage „Teammeeting um 8.00 Uhr morgens“ nicht aus. Hier müssen die Zeitzonen berücksichtigt werden.

Natürlich ist die grundlegende Bereitschaft wichtig, virtuell mit Menschen zu arbeiten, die nicht im Nebenbüro, sondern mitunter viele hundert Kilometer weit entfernt sitzen. Eine funktionale Software ist eine absolut notwendige Voraussetzung, denn technische Schwierigkeiten kosten Zeit und nehmen die Motivation. Geteilte Daten müssen leicht aufzufinden und zu bearbeiten sein, Diskussionen gut nachvollziehbar und der gesamte Austausch übersichtlich strukturiert aufgebaut sein. Je weniger Zeit in die Technik investiert werden muss, desto produktiver kann ein Team arbeiten. Schulungen für alle Mitarbeiter sind deshalb ebenfalls unabdingbar.

Wie funktioniert Zusammenarbeit in virtuellen Teams?

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PointPro Solution greift genau diese Punkte auf. Es wird individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst und ist dabei intuitiv leicht zu nutzen. Ihnen und Ihren Mitarbeitern wird so der Freiraum gegeben, sich ganz auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können: Ihre Projekte. Wissen wird zentral gesammelt, übersichtlich verwaltet und der Austausch leicht ermöglicht. Sie konzentrieren sich auf Ihre Arbeit – und wir geben Ihnen genau das Handwerkzeug, das Sie dafür benötigen.

 

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