Der richtige Workload: Die goldene Mitte zwischen zu viel und zu wenig

Die ideale Arbeit soll uns fordern und fördern: Sie fordert auf, das Beste zu geben und ein hochqualitatives Ergebnis zu erzielen. Zugleich fördert sie, denn wir lernen beständig etwas Neues und vertiefen unsere Fähigkeiten. Damit dies gelingt, ist der richtige Workload entscheidend.

Ist er dauerhaft zu hoch, drohen durch chronische Überarbeitung Leistungseinbußen und gesundheitliche Probleme. Ist er hingegen zu niedrig, sind die Folgen ebenso gravierend. Entscheidend ist also, die goldene Mitte zu finden: Der richtige Workload.

 

Was genau ist der Workload?

Der Workload, oft auch deutsch mit Arbeitsbelastung beschrieben, steht für die Bedingungen und Anforderungen von außen, die auf eine Person einwirken. Damit sind sowohl physiologische als auch psychologische Einwirkungen gemeint. Dabei ist der Workload nichts, was leicht in Zahlen festgehalten werden kann, denn er beinhaltet sehr individuelle variable Komponenten:

Wichtig ist dabei, dass die Menge an Arbeit bei unterschiedlichen Personen eine unterschiedliche Belastung auslöst. Für introvertierte Mitarbeiter ist ein öffentlicher Vortrag eine ungleich größere Herausforderung als für ihre extrovertierten Kollegen, die es genießen, auf der Bühne zu stehen. Und wer sich Herausforderungen stellen möchte, wird von sich wiederholenden Aufgaben mehr gestresst als jemand, der Routinen in seinem Arbeitsalltag schätzt.

Ebenfalls wichtig bei der Bestimmung der Auslastung ist der Zeitfaktor: Müdigkeit erhöht die Anstrengung. So kann dieselbe Aufgabe beim selben Mitarbeiter unterschiedliche Belastungsintensitäten annehmen. Betroffen sind z. B. Mitarbeiter, die in Schichten arbeiten, die nicht zu ihrem Biorhythmus passen. Aber auch im Verlauf eines normalen Arbeitstages sinkt die Leistungsfähigkeit deutlich.

Der richtige Workload hängt also immer von der jeweiligen Situation des Mitarbeiters, seinen Fähigkeiten und Vorlieben und seiner Fitness ab. Werden diese Faktoren nicht berücksichtigt, drohen Burnout oder Boreout.

Eine große Hilfe ist in jedem Fall eine passende Software, mit der alle Aufgaben erfasst und aufgeführt werden können. Dies unterstützt nicht nur eine gleichmäßige Verteilung der Belastung, sondern hilft auch, zu erkennen, wie hoch die Belastbarkeit Ihrer Mitarbeiter langfristig ist und wo ihre Stärken liegen. PointPro Solutions hilft Ihren gerne, zu erarbeiten, welche Möglichkeiten eine passende Software Ihnen bietet.

Der richtige Workload: Die goldene Mitte zwischen zu viel und zu wenig

Burnout und Boreout

Der richtige Workload ist nicht nur entscheidend, wenn es um die Leistung Ihrer Mitarbeiter geht. Insbesondere nimmt er maßgeblich Einfluss auf ihre Gesundheit. Denn sowohl eine zu hohe als auch eine zu geringe Belastung können, wenn sich der Zustand über lange Zeit hinweg nicht ändert, reale Krankheiten hervorrufen. Sehr bekannt ist der Burnout. Das Gegenstück, der Boreout, gelangt hingegen erst langsam in das Bewusstsein der Menschen.

 

Der Burnout

Der Burnout, die chronische Überlastung, ist zur Volkskrankheit geworden. Langfristig anhaltender hoher Druck erschöpft die Betroffenen. Zu den Symptomen gehören neben Müdigkeit und Erschöpfung auch eine sinkende Belastbarkeit, Depressionen oder Schlafstörungen. Oft entwickelt sich aus dem Gefühl der Hilflosigkeit eine Selbstaufgabe, in einigen Fällen sehen die Betroffenen sogar keinen anderen Ausweg mehr als den Suizid.

Glücklicherweise hat sich das Bild des Burnouts gewandelt: Wurde er lange Zeit beinahe wie eine Auszeichnung und Beweis für Leistungsbereitschaft gesehen, herrscht heutzutage glücklicherweise die Erkenntnis vor, dass es sich dabei um einen ernsten Zustand handelt, der die Gesundheit gefährdet.

 

Der Boreout

Leider wird der Boreout noch oft als Luxusproblem oder Jammern auf hohem Niveau missverstanden. Wer beklagt sich schon, nur weil er zu wenig zu tun hat? Dabei sind die Folgen des Boreouts ebenso kritisch wie die des Burnouts: Antriebslosigkeit, Schlafstörung und körperliche Symptome wie Tinitus oder Kopfschmerzen werden häufig beobachtet.

Was den Betroffenen zu schaffen macht, ist das Gefühl, dauerhaft unterfordert zu sein und hinter den eigenen Möglichkeiten zurückzubleiben. Das Gefühl, keine Chance zu erhalten, sich hervorzutun und keinen Sinn in den vorhandenen Aufgaben zu erkennen, erzeugt einen dauerhaften Stress.

 

Der richtige Workload

Der richtige Workload ist nicht leicht zu finden. Damit dies dauerhaft gelingt, ist eine enge Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern unverzichtbar, denn nur sie können Ihnen mitteilen, wann ihre Belastungsgrenze erreicht ist.

 

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter?

Je besser eine Aufgabe zu den Vorlieben eines Mitarbeiters passt, desto weniger belastet sie ihn. Deshalb sollten Sie dort, wo es möglich ist, Aufgaben stets an die passenden Mitarbeiter vergeben. Während einige ihre Stärken in der Pflege von Kundenkontakten oder öffentlichen Auftritten sehen, können andere darin aufgehen, die Wissensdatenbanken Ihres Unternehmens zu pflegen.

Es gibt einige gute Tests, mit denen Ihre Mitarbeiter herausfinden können, welcher Arbeitstyp sie sind. Die Ergebnisse sind dabei eine wichtige Hilfe bei der Frage, welche Art von Arbeit ihnen am ehesten entspricht, da dies Ihren Mitarbeitern oft selbst nicht vollkommen klar ist.

 

Realistische Einschätzungen dank Standardisierungen

Können Sie für die verschiedenen Abschnitte in einem Prozess sicher angeben, wie viel Zeit sie benötigen? Eng verknüpft mit der Prozessoptimierung ist eine realistische Einschätzung wichtig, damit der richtige Workload gefunden wird.

Standardisierungen in sich wiederholenden Aufgaben helfen dabei, sowohl die Arbeitsbelastung zu verringern als auch den Zeitaufwand realistisch einschätzbar zu machen.

 

Die richtige Software nutzen

Mit der passenden Software-Lösung können Sie sicherstellen, dass Aufgaben gleichmäßig verteilt und Ihre Mitarbeiter so angemessen ausgelastet sind. Einer Unterforderung wirken Sie auf diese Weise ebenso entgegen wie einer Überforderung. Auch ermöglicht die richtige Software es frühzeitig zu erkennen, ob es Probleme im Ablauf gibt, die auf die hohe Beanspruchung eines Mitarbeiters hinweisen.

Gleichzeitig hilft die optimale Software-Lösung, Zeit zu sparen und senkt damit den Aufwand, da Ihre Mitarbeiter sich direkt austauschen und effizienter arbeiten können.

Der richtige Workload: Die goldene Mitte zwischen zu viel und zu wenig

Der richtige Workload und die richtige Software

Eine individuell auf Sie abgestimmte Software-Lösung ist eine wertvolle Hilfe dabei, die Arbeitsbelastung im angemessenen Rahmen zu halten. Durch sie haben Sie stets im Blick, welche Mitarbeiter ausgelastet sind und wer noch Kapazitäten hat. Zugleich reduziert sie den Arbeits- und Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter deutlich, da sie die Kommunikation vereinfacht und ein effizientes Arbeiten unterstützt.

 

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie die passende Software Ihnen hilft, den richtigen Workload zu finden? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf!