Die einfachste Methode, um Prozesse aufzustellen und zu optimieren

Die einfachste Methode, um Prozesse aufzustellen und zu optimieren

Kein Unternehmen kann dauerhaft ohne gut strukturierte Prozesse erfolgreich sein. Klare Strukturen und Prozesse sind die Standbeine, ohne die langfristig keine Qualität gesichert werden kann. SharePoint ist ideal, um diese Prozesse übersichtlich abzubilden. Sowohl die Optimierung bestehender als auch das Aufstellen neuer Prozesse wird so erleichtert.

Dabei spielt die Software eine wichtige Rolle. Der beste Prozess hilft nicht, wenn er rational gesehen optimiert ist, aber die beteiligten Mitarbeiter ihn nicht tragen. SharePoint unterstützt Sie dabei: Indem es auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird, wird durch die angenehme Nutzung und die klare Struktur aller Elemente die Motivation aller Nutzer erhöht, auch neue Prozesse von Beginn an mitzutragen.

Jedes Unternehmen braucht klare Prozesse

Als Unternehmen wollen Sie nicht bloß einmal Qualität hervorbringen. Um eine gute Leistung aber reproduzierbar zu machen, muss der Prozess bekannt und wiederholbar sein, der zu diesem Ergebnis führte. Ist dies nicht der Fall, bleibt Qualität ein Glückstreffer. Ein Prozess beschreibt also, welche Schritte in welcher Reihenfolge ausgeführt werden müssen, damit ein vorgegebenes Ziel erreicht werden kann.

Je nach Größe des Unternehmens muss der Prozess unterschiedlich detailliert aufgestellt werden. Ein kleiner Betrieb braucht keine bis ins letzte Detail ausgearbeiteten Prozessbäume. Die relevanten Abläufe sollten hingegen eindeutig und klar festgehalten werden. Gerade kleine Unternehmen profitieren davon, Zeit zu investieren, um klare Prozesse aufzustellen und festzuhalten. Aber auch großen Unternehmen nützt dies:

Wettbewerbsvorteil durch Zertifizierung

Wurden Prozesse aufgestellt und dokumentiert, können sie nach der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 zertifiziert werden.

Von Beginn an sorgfältig

Eine fehlende Struktur rächt sich oft erst nach ein paar Jahren. Dann ist es aber sehr mühsam, den Zustand zu verändern: Das Unternehmen ist regelrecht festgefahren. Deutlich zeitsparender und effizienter ist es, von Anfang an auf klare Prozesse zu setzen oder nötige Strukturierungen nicht noch länger aufzuschieben.

Keine Zeitverschwendung

Sind alle Abläufe eindeutig gestaltet und dokumentiert, sparen alle Beteiligten viel Zeit, da sie nicht erst nach Informationen suchen müssen oder Aufgaben wegen fehlender Kommunikation doppelt erledigt werden.

Stärken nutzen und weiterentwickeln

Übersichtliche, klare Prozesse ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, sich voll und ganz auf Projekte zu konzentrieren. Sind die Abläufe klar, können sie ihre individuellen Stärken einbringen. Sind die Kommunikationswege kurz und funktionieren die Abläufe reibungslos, sind sie zudem motiviert, bestehende Prozesse weiter zu verbessern.

Kundenvertrauen

Klare Prozesse erhöhen die Produktivität und die Qualität. Dies ist auch für Ihre Kunden sichtbar und erhöht das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Bestehende Prozesse optimieren

Die einfachste Methode, um Prozesse aufzustellen und zu optimieren

Ehe neue Prozesse aufgestellt werden, ist der erste Schritt, sich einen Überblick über alle Bestehenden zu schaffen und sie dort, wo es notwendig ist, zu verbessern. Eine Prozesslandkarte hilft dabei, bereits von Anfang an für Übersichtlichkeit und Struktur zu sorgen. Es geht dabei rein um eine Darstellung bestehender Prozesse und ihrer Beziehung zueinander, nicht um eine Bewertung oder exakte Analyse. Es empfiehlt sich, die Prozesse in drei Cluster einzuteilen:

Kernprozesse

Dies sind wertschöpfende Prozesse, die also direkt kundenbezogen sind.

Unterstützungsprozesse

In diesem Cluster sind z. B. die Prozesse für Einkauf, Abrechnung oder Wartung von Maschinen enthalten. Sie sind notwendig, damit die Kernprozesse überhaupt funktionieren können.

Managementprozesse

In diesen Cluster fällt alles, was die Strategie, die Planung und das Controlling betrifft, wie z. B. die Finanzplanung des Unternehmens. Diese Prozesse sind notwendig, um auch zukünftig erfolgreich zu sein.

Mithilfe der Prozesslandkarte können Sie nun die Prozesse ausmachen, die besonders wichtig sind, hohe Kosten beinhalten oder immer wieder Schwierigkeiten verursachen. Diese Prozesse werden nun genauer betrachtet und systematisch verbessert.

Nach der Analyse des Ist-Zustandes werden Schwachstellen und Fehlerquellen aufgespürt, um den Prozess anschließend zu verbessern. Nachdem die Veränderung an alle Beteiligten weitergegeben wurden, muss die Umsetzung überwacht werden. Nur so kann rechtzeitig erkannt werden, ob an einigen Stellen Bedarf für Nachbesserung besteht.

Entscheidend ist, den beteiligten Mitarbeitern zu kommunizieren, dass sie an der Optimierung nicht nur beteiligt sind, sondern von Beginn an auf ihre Erfahrungen zurückzugreifen. Da sie schon länger mit diesem Prozess arbeiten, können sie Schwachstellen genau beschreiben und haben meist schon eigene Lösungsansätze parat.

Neue Prozesse aufstellen

Die einfachste Methode, um Prozesse aufzustellen und zu optimieren

Auch um einen neuen Prozess aufzustellen, ist zuerst eine Analyse des Ist-Zustandes notwendig. Wie auch bei der Verbesserung bestehender Prozesse ist es wichtig, die Mitarbeiter ins Boot zu holen und zu begeistern. Denn der beste Prozess nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht performen. Es geht immer auch darum, Gewohnheiten zu durchbrechen. Damit Ihre Mitarbeiter eine Veränderung mit Motivation und Engagement tragen, ist auch für sie die spürbare Verbesserung wichtig. SharePoint setzt auch an dieser Stelle an und bietet neben einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Oberfläche auf den sofort ersichtlichen Nutzen, jeden Prozess an einem Ort gesammelt abzubilden.

Eine Prozessbeschreibung muss immer an Ihr Unternehmen und individuelle Arbeitsabläufe angepasst sein. In jedem Fall enthalten sein müssen diese vier Aspekte:

Input

Dies sind die Informationen und Materialien, die ein Mitarbeiter benötigt, um seinen Arbeitsschritt ausführen zu können.

Ablauf

Der Ablauf beschreibt den Arbeitsschritt dieses Prozesses.

Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten müssen eindeutig definiert sein, um spätere Missverständnisse und Verzögerungen vermeiden zu können.

Output

Der Output beschreibt das Ergebnis des Arbeitsschrittes. Fast immer wurde dem Input während des Prozesses ein Mehrwert hinzugefügt.

Wichtig ist, dass bei der Aufstellung eines Prozesses die Realität abbildet. Hier kommt es darauf an, den Beteiligten zu vermitteln, dass sie als Output ihrer Prozesse nicht angeben sollen, was sie glauben liefern zu müssen, sondern was sie tatsächlich herstellen. Nur, wenn ein Prozess den tatsächlichen Unternehmensalltag wiedergibt, kann mit diesem Prozess gearbeitet werden. Ein auf dem Papier optimierter Prozess mag vielversprechend aussehen, nützt Ihrem Unternehmen aber wenig, wenn die Realität anders aussieht.

Bei der Aufstellung eines neuen Prozesses sollte die Gelegenheit zur Diskussion mit allen Beteiligten genutzt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter definieren, welche Inputs sie benötigen, um ihren Output zu leisten, wird ein Bewusstsein für die eigene Leistung geschaffen. Gleichzeitig beginnen Ihre Mitarbeiter, zu prüfen, welche Arbeitsschritte tatsächlich notwendig sind und unterstützen Sie so bei der Optimierung bestehender Prozesse.

Erst, wenn Sie den Punkt erreicht haben, an dem die vier Aspekte Input, Output, Ablauf und Zuständigkeiten klar definiert sind, sollten sie beginnen, die entstandenen Prozesse in SharePoint abzubilden. Wenn Sie früher beginnen, verkomplizieren Sie diesen Schritt unnötig, da sich erfahrungsgemäß noch einige Punkte ändern werden.

An welchem Punkt der Prozessoptimierung stehen Sie mit Ihrem Unternehmen? Welche Ansprüche stellen Sie an eine Software-Lösung, um Sie dabei bestmöglich zu unterstützen? Schreiben Sie uns einen Kommentar!