So planen Sie die Optimierung von Arbeitsprozessen

Das Vorhaben, die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse richtig vorzunehmen, ist meist leichter gefasst als umgesetzt. Denn wenn der Entschluss erst einmal getroffen ist, stehen Sie vor der großen Aufgabe, die Zeitfallen zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Und natürlich muss das Tagesgeschäft weiterlaufen, während Sie mitunter intern große Veränderungen umsetzen.

Die richtige Planung ist deshalb mindestens ebenso wichtig wie die Bereitschaft zur Änderung und die richtige Software, die Sie optimal unterstützt. Mit diesen Tipps gelingt die Optimierung aber garantiert:

 

Zeit ausgeben, um Zeit zu sparen

Was paradox klingt, hilft Ihnen langfristig, viel Zeit zu sparen. Denn eine gründliche Vorbereitung der Optimierung verhindert, dass unvorhergesehene Schwierigkeiten Zeit kosten oder Sie immer wieder nachbessern müssen. Auch, wenn Sie motiviert sind, noch heute zu beginnen, muss also erst der Schlachtplan stehen.

Um Ihre Arbeitsprozesse richtig optimieren zu können, planen Sie auf jeden Fall bewusst Zeit dafür ein. Jeder Abschnitt der Veränderung verdient ausreichend Aufmerksamkeit: Die Analyse des Ist-Zustandes, Erarbeitung notwendiger Veränderungen, Implementierung der neuen Arbeitsprozesse und die Kontrolle, ob alles nach Plan verläuft. Nichts davon kann nebenher erledigt werden.

Damit das Tagesgeschäft nicht leidet, ist es wichtig, Termine und Deadlines im Blick zu behalten und neue Projekte so zu planen, dass die notwendige Zeit vorhanden ist. Behandeln Sie die Prozessoptimierung dabei wie ein eigenes Projekt mit einem entsprechenden zeitlichen Aufwand.

Planen Sie auch eine Übergangsphase ein, die je nach Umfang der Änderung kürzer oder länger ausfällt. Wenn Sie z. B. auf eine neue Software umgestiegen sind, benötigen Ihre Mitarbeiter mitunter eine Einführung. Damit der Übergang reibungslos funktioniert, legt PointPro Solutions sehr viel Wert auf die Schulungen im Umgang mit der neuen Software.

 

So gelingt die Optimierung

Arbeitsprozesse unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Projekt zu Projekt. Deshalb gibt es nicht die eine Lösung, die überall angewendet werden kann. Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse richtig optimieren wollen, müssen Sie individuelle Lösungen finden. Einige Grundlagen sind aber bei jeder Optimierung entscheidend und sollten immer bedacht werden:

 

Wie ist der Stand der Dinge?

Sie können nur Prozesse optimieren, die Sie auch kennen. Nehmen Sie sich deshalb die notwendige Zeit, alle Prozesse Ihres Unternehmens festzuhalten. Sehr gut geeignet sind grafische Darstellungen, denn sie verdeutlichen auf einen Blick den ganzen Ablauf. Dazu gehört auch, wie viel Zeit welcher Schritt in Anspruch nimmt.

Wenn Sie diesen Schritt überspringen, laufen Sie Gefahr, durch Veränderungen an einer Stelle unvorhergesehene Schwierigkeiten an anderer Stelle zu verursachen.

Fast immer wird schon bei dieser Aufstellung deutlich, an welchen Stellen im Prozess es derzeit hakt. Dies ist die ideale Gelegenheit, der tatsächlichen Ursache auf den Grund zu gehen: Liegt das Problem in veralteter Software, fehlen Geräte oder muss die Kommunikation verbessert werden?

So planen Sie die Optimierung von Arbeitsprozessen

Individuelle Arbeitsweisen berücksichtigen

Jeder Mensch tickt ein wenig anders. Ein Arbeitsumfeld, das den einen beflügelt, kann den anderen ausbremsen. Bringen Sie deshalb auch die individuellen Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in Erfahrung und gehen Sie wo möglich darauf ein. Moderne Software-Lösungen bieten die perfekte Unterstützung, um allen Beteiligten ein hohes Maß an Flexibilität zu gewähren. Je besser die Arbeitsbedingungen zum jeweiligen Mitarbeiter passen, desto besser werden die Ergebnisse sein, die er liefert.

 

Arbeitsprozesse richtig optimieren mit Standardisierungen

Standardisieren Sie Vorgänge, um viel Zeit zu sparen. Halten Sie fest, welche Daten Sie von Kunden vor Beginn eines Projektes in welcher Form benötigen und entwickeln Sie entsprechende Formulare oder Fragemasken.

Ebenfalls wichtig: Eine einheitliche Bezeichnung von Dateien. Um ein Datenchaos zu verhindern, geben Sie eine Richtlinie vor, wie Dateien benannt werden sollen. So findet jeder Mitarbeiter schnell genau das, was er sucht.

Die Standardisierung von Prozessschritten ist ein wichtiger Bestandteil der Optimierung. Denn erst standardisierte Verfahren sind messbar und können besser eingeplant werden. Ohne diesen Schritt ist eine effiziente Strukturierung der Prozesse kaum möglich.

 

Automatisierungen

Die Automatisierung von Abläufen ist ideal, wenn diese sich ständig wiederholen. Denn auf diese Weise kann sehr viel Zeit gespart werden. Die passende Software nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab: So können Sie z. B. einstellen, dass Dateianhänge von Mails automatisch in einen Ordner in die Cloud gespeichert werden, oder bei Fortschritten in einem Projekt automatisch alle Beteiligten eine Nachricht erhalten.

 

Feedback und regelmäßige Kontrolle

Insbesondere nach Veränderungen im Prozessablauf ist es wichtig, dass Sie Feedback einholen und die neuen Abläufe im Blick behalten. So erkennen Sie frühzeitig, ob es Schwierigkeiten gibt oder an welchen Stellschrauben Sie noch nachjustieren müssen. Planen Sie deshalb insbesondere in der Anfangszeit regelmäßige Kontrollen ein.

So planen Sie die Optimierung von Arbeitsprozessen

Gehen Sie neue Wege

Die Digitalisierung hat Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet, Arbeitsprozesse richtig optimieren zu können. Das gängigste Beispiel sind E-Mails, die Briefe, Pakete und auch Telefonate in weiten Teilen ersetzt haben. Doch Emails sind längst nicht mehr so neu und innovativ wie noch vor 20 Jahren. Der Austausch über Mails wird schnell unübersichtlich, und bearbeitet ein Team gemeinsam eine Datei, sind schnell verschiedene Versionen davon im Umlauf.

Große Projekte lassen sich heute kaum noch nur auf diesem Wege realisieren. Cloud-Dienste und Software-Lösungen sind der nächste Schritt in einer schnellen, modernen Projektarbeit. Große Projekte können mit einer angepassten Software-Lösung in mehrere Unteraufgaben aufgeteilt und diese den Teammitgliedern zugewiesen werden. Verlagern Sie die Kommunikation und den Datenaustausch von unübersichtlichen E-Mail-Gruppen hin zu einem strukturierten Austausch auf eine dafür eingerichtete Plattform.

 

Unterstützung durch die richtige Software

Computer und angepasste Software sind heutzutage aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Wenn Sie die vorhandenen Möglichkeiten nicht nutzen, geraten Sie ins Hintertreffen.

Dabei ist eine Software-Lösung kein Ersatz für eine Prozessoptimierung, sondern nur ein unterstützendes Werkzeug. Denn wenn Arbeitsschritte nicht standardisiert sind oder Aufgaben aufgrund mangelnder Kommunikation zu lange unbearbeitet bleiben, ändert auch eine Software dies nicht.

Allerdings kann die richtige Software die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens richtig abbilden und Sie so unterstützen. Wir von PointPro Solutions helfen Ihnen gerne dabei, die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden und zu implementieren.

 

Sie wollen mehr darüber wissen, mit welcher Software Sie Zeit sparen und effizienter arbeiten können? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf!