Was ist Microsoft SharePoint?

Was ist Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint ist eine Webanwendung, mit der Unternehmen Dokumente zentral sammeln, verwalten und bearbeiten können. Es deckt sowohl den Austausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern ab, bildet Geschäftsprozesse ab und besitzt Funktionen zum Dokumentenmanagement. Dadurch ist SharePoint extrem vielseitig einsetzbar und ein wertvolles Tool für Ihr Unternehmen.

 

Was kann Microsoft SharePoint?

Die flexiblen Einsatzmöglichkeiten von SharePoint decken fünf Bereiche ab, die für die Organisation eines Unternehmens unabdingbar sind: Zusammenarbeit, soziale Netzwerke, die Nutzung als Intranet, Content Management und Business-Anwendungen. Durch diese breite Aufstellung kann SharePoint alle notwendigen Aufgaben übernehmen.

 

Zusammenarbeit

Der Austausch zwischen Mitarbeitern und Teammitgliedern, aber auch mit Zulieferern und Kunden ist immens wichtig. Nur, wenn die Kommunikation reibungslos läuft, lassen sich Missverständnisse vermeiden und Fragen schnell beantworten. Arbeiten mehrere Personen an einem Projekt, ist es auch wichtig, dass erfüllte Teilaufgaben direkt mitgeteilt werden, um einen flüssigen Arbeitsablauf zu ermöglichen.

Je einfacher die Kommunikation funktioniert, desto mehr Zeit bleibt allen Beteiligten, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Die Projekte selbst. Deshalb hilft Microsoft SharePoint, den Austausch und die Zusammenarbeit von Teams einfach und unkompliziert zu gestalten.

 

Soziale Netzwerke

Neben dem rein sachlichen Informationsaustausch in Projekten geht Microsoft SharePoint noch einen Schritt weiter. Mitarbeiter können nicht nur persönliche Seiten einrichten und sich vorstellen, sondern sich auch in Foren, Blogs und Wikis austauschen oder einen Teamkalender einrichten, um gemeinsam Termine zu koordinieren.

Dieser soziale Austausch bietet große Vorteile. Denn oft sind die genaue Expertise und Erfahrungen der Kollegen nicht bekannt. Auf den persönlichen Seiten können diese aufgeführt werden und so neue Ebenen der Zusammenarbeit ermöglichen. In Foren, Blogs und Wikis können Diskussionen geführt und neue Entwicklungen besprochen werden. Gerade dieser kreative Austausch regt die Entwicklung neuer Ideen an und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

Was ist Microsoft SharePoint?

Intranet

Intranets bieten ein enormes Einsparungspotential bei der Suche nach Informationen. Werden Abläufe nur papierbasiert aufgezeichnet, ist es für Mitarbeiter insbesondere an anderen Standorten sehr zeitaufwendig, an diese Informationen zu gelangen. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen notwendig, Prozesse zentral und für alle Beteiligten leicht abrufbar zu dokumentieren.

Microsoft SharePoint bietet dies an. Die Website-Funktionen von SharePoint können auch als Intranetportale verwendet werden, ähnlich wie beim Einsatz als soziales Netzwerk.

 

Content Management

Um über ein Intranet effektiv Zeit zu sparen, ist es notwendig, dass die benötigten Daten eingepflegt und den entsprechenden Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Bestandteil davon ist nicht nur das Hochladen von Dokumenten und Dateien, sondern auch das Überarbeiten und Aktualisieren, die übersichtliche Archivierung sowie ggf. das Aussortieren nicht mehr benötigter Daten.

Microsoft SharePoint bietet verschiedene Möglichkeiten für das Content Management und die Inhaltsverwaltung an. Mittels Metadaten und benutzerdefinierter Suchfunktionen können die benötigten Informationen zeitsparend gefunden werden.

 

Business-Anwendungen

Die Geschäftsprozesse vieler Unternehmen ähneln sich zwar, weisen aber zugleich individuelle Unterschiede auf, die beachtet werden müssen. Aus diesem Grund funktionieren Standardlösungen in der verwendeten Software nur selten, da sie zu unflexibel sind um Prozesse korrekt wiederzugeben.

Microsoft SharePoint bietet Möglichkeiten, Änderungen von Geschäftsprozessen leicht in bestehende Prozesse einzufügen oder zusätzliche Optionen zu ergänzen. Damit begegnet es der bisherigen Schwierigkeit, dass Änderungen während der Bearbeitung eines Prozesses sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit SharePoint können auch verschiedene Lösungspartner an einem Geschäftsprozess arbeiten, so dass Synergien entstehen sowie Zeit und Geld gespart werden können.

Was ist Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint erfolgreich implementieren

Durch seine Vielseitigkeit kann SharePoint flexibel eingesetzt werden und in jedem Bereich Ihres Unternehmens Verwendung finden. Allerdings geht mit dieser Vielseitigkeit auch einher, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht: Zu viele Funktionen und Möglichkeiten führen gerade bei neuen Nutzern dazu, dass diese Anwendung als unübersichtlich und kompliziert wahrgenommen wird.

Damit das Potential von SharePoint nicht ungenutzt bleibt, ist es deshalb oft hilfreich, sich bei der Implementierung von einem Fachmann unterstützen zu lassen. Auf diese Weise kann SharePoint exakt an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, während nicht benötigte Optionen gar nicht erst erscheinen. So wird aus der vielseitigen Software SharePoint ein schlankes und effizientes Werkzeug für Ihr Unternehmen.

 

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