Erfüllt Ihre IT-Lösung diese 12 Anforderungen?

Erfüllt Ihre IT-Lösung diese 12 Anforderungen?

Passt Ihre IT-Lösung zu Ihnen? Oder müssen Sie Kompromisse eingehen, weil sie eigentlich doch nicht alle Ansprüche erfüllt? Machen Sie den Test und prüfen Sie, ob sie wirklich mit der besten Lösung für Ihr Unternehmen arbeiten. Egal, ob Sie zu einer neuen Software wechseln oder die bestehende weiter anpassen wollen: Diese 12 Anforderung muss die optimale IT-Lösung erfüllen.

 

Anpassungsfähigkeit

Zuallererst muss eine IT-Lösung anpassungsfähig sein. Eine unflexible Standardlösung mag in sich noch so funktional sein, wenn Sie nicht zu Ihren individuellen Ansprüchen passt, unterstützt Sie Ihre Arbeit nicht. Ganz im Gegenteil: Wenn eine Software Ihre Betriebsprozesse nicht passend abbilden kann, sind Sie gezwungen, auf Zusatzlösungen zurückzugreifen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern schränkt Ihr Potential stark sein.

 

Übersichtlichkeit

Damit eine IT-Lösung Zeit spart, muss sie auch übersichtlich aufgebaut sein. Müssen versteckte Funktionen erst umständlich gesucht werden und machen unnötige Anwendungen die Nutzeroberfläche unübersichtlich, wird Wichtiges schnell übersehen. Beides verhindert einen effizienten Arbeitsfluss.

Auch für die Akzeptanz der Software-Lösung durch alle Nutzer ist es wichtig, dass die verwendete Software übersichtlich gestaltet ist und so die Arbeit tatsächlich erleichtert.

 

Einfache Nutzung

Eine einfache Nutzung geht Hand in Hand mit der übersichtlich gestalteten Nutzeroberfläche. Die verschiedenen Kategorien und Funktionen müssen nicht nur eindeutig und gut verständlich benannt, sondern auch die einzelnen Funktionen selbst einfach anzuwenden sein. Insbesondere Mitarbeiter, die einer IT-Lösung skeptisch gegenüberstehen, können von dieser nur überzeugt werden, wenn die Anwendung unkompliziert ist.

Aber auch bei einfachen Anwendungen ist eine Einführung aller Nutzer nötig. So erhalten diese nicht das Gefühl, auf sich alleine gestellt zu sein, und es können von Beginn an Missverständnisse ausgeräumt und Strukturen festgelegt werden.

Erfüllt Ihre IT-Lösung diese 12 Anforderungen?

Zentrale Sammlung von Daten

Die perfekte IT-Lösung muss die Möglichkeit bieten, alle relevanten Daten zentral zu sammeln. Wenn Formblätter, Protokolle und Arbeitsweisen an verschiedenen Orten liegen, verlieren Ihre Mitarbeiter viel Zeit bei der Suche danach.

Sind hingegen alle Daten zentral an einem Ort zusammengeführt, können Informationen schnell gefunden, ergänzt und weitergegeben werden. Auch werden verschiedene Versionen einer Datei an verschiedenen Orten vermieden. Eine einheitliche Struktur und Nomenklatur aller Daten ist dabei ebenfalls entscheidend, um für Ordnung zu sorgen.

 

Möglichkeit des direkten Austausches

Unabhängig davon, ob es ein virtuelles Team ist, dessen Mitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten, oder alle Mitarbeiter sich an einem Ort befinden: Die Möglichkeit, sich über die IT-Lösung direkt auszutauschen, wird immer wichtiger. Während längere Diskussionen per E-Mail oft unübersichtlich sind, bietet eine angepasste IT-Lösung die Möglichkeit, sich projektbezogen auszutauschen. Auf diese Weise können alle Beteiligten eines Projektes die Unterhaltung verfolgen, ohne zahllose E-Mails durchsuchen zu müssen.

 

Möglichkeit, Projekte bestimmten Personen zu öffnen

Oft arbeiten an unterschiedlichen Projekten unterschiedliche Teams von Mitarbeitern. Eine ideale IT-Lösung bindet alle Beteiligten eines Projektes ein, ermöglicht den Austausch und spart auf diese Weise Zeit. Für einen flüssigen Arbeitsablauf benötigen Sie eine Software, mit der Sie selektiv Berechtigungen erteilen können, um jedem Mitarbeiter die Projekte zuzuweisen, die für ihn relevant sind.

 

Kundenschnittstelle

Gerade bei komplexen Projekten hilft der regelmäßige Austausch mit dem Kunden, frühzeitig Missverständnisse zu vermeiden und auf diese Weise Zeit zu sparen. Treten Schwierigkeiten auf, können diese schnell geklärt werden, so dass Verzögerungen sich verkürzen oder gar nicht erst auftreten.

Eine Schnittstelle, um Kunden direkt einzubinden, kann sich deshalb als sehr wertvoll erweisen und dazu beitragen, dass alle Beteiligten die aufgewendete Zeit optimal nutzen.

 

Nutzbar mit mobilen Geräten

Oft lauert die Inspiration dort, wo man seinen Computer nicht hat. Ein interessantes Gespräch oder ein toller Schnappschuss im Park zum Beispiel. Zum Glück gibt es mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets, die längst nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken sind. Eine gute Software-Lösung ist darauf eingestellt und kann auch mobil genutzt werden. So sind Ihre Mitarbeiter flexibel und nicht an ihr Büro gebunden, wenn sie Ideen beisteuern und sich mit Kollegen austauschen wollen.

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Verbraucht wenige Ressourcen

Eine schlanke IT-Lösung ist nicht nur übersichtlich, sondern schont auch die Ressourcen. Wird viel Speicherplatz benötigt oder müssen unnötige viele Hintergrundprozesse geladen werden, belastet das Ihre Server und verlangsamt die Arbeit aller Mitarbeiter. Auch die mobile Nutzung wird so erschwert.

 

Dynamische Anpassung von Prozessen

Ohne Flexibilität verbauen Sie sich viele Optionen, denn Innovation geht damit einher, Bestehendes zu überdenken und immer weiter zu entwickeln. Wenn Prozesse sich ändern, muss dies in der IT-Lösung einfach anpassbar sein. Neue Zwischenschritte und Abschnitte in der Entwicklung müssen hinzugefügt und wieder entfernt werden können, ohne dass dies zu viel Aufwand mit sich bringt.

 

Schnelle und gute Hilfe bei Problemen

Sollten einmal Schwierigkeiten mit Ihrer Software-Lösung auftreten, ist es entscheidend, dass Sie diese entweder selbst lösen können oder ein Service-Partner sich schnell darum kümmert. Denn lange Wartezeiten und umständliche Erklärungen bremsen alle Mitarbeiter aus und führen zu einem Aufgabenstau.

 

Sicherheit Ihrer IT-Lösung

Sicherheit sollte stets großgeschrieben werden. Das betrifft nicht nur die Sicherheit aller Nutzerdaten, sondern auch den Schutz sensibler Kundendaten. Neben Schulungen der Mitarbeiter über den sicheren Umgang muss auch die Software selbst auf dem neuesten Stand sein.

Entspricht Ihre IT-Lösung voll und ganz Ihren Ansprüchen? PointPro Solutions hilft Ihnen, eine individuell angepasste Software-Lösung zu implementieren, die genau Ihren Ansprüchen entspricht und Ihnen so hilft, Ihre Produktivität zu steigern. Schreiben Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten.