Effizienzsteigerung durch das richtige Zeitmanagement

Kennen Sie das Problem, dass Sie und Ihre Mitarbeiter motiviert sind, tolle Projekte anstehen – und Ihnen einfach die Zeit fehlt, sie zu bearbeiten? Schlimmstenfalls hinken Sie mit der Planung hinterher und sind im Dauerstress, um alle Deadlines einzuhalten. Zum Glück gibt es dafür einen Ausweg. Und der lautet nicht, Überstunden zu machen, denn einfach mehr arbeiten ist auf Dauer keine Lösung. Stattdessen geht es um Zeitmanagement und die richtige Planung, damit Sie und Ihre Mitarbeiter stressfrei das beste Ergebnis erreichen können. Unterstützt von einer angepassten Software-Lösung können Sie so die Effizienz in Ihrem Unternehmen deutlich steigern.

 

Nicht mehr arbeiten, sondern besser

Sicherlich gibt es immer wieder Zeiten, in denen viele Aufgaben in kurzer Zeit erledigt werden müssen. Eine Dauerlösung dürfen hohe Belastung und Überstunden aber niemals werden. Denn darunter leiden nachweislich sowohl die Belastbarkeit Ihrer Mitarbeiter als auch die Qualität der Ergebnisse. Auch die gesundheitlichen Folgen und anschließenden krankheitsbedingten Ausfällen sind wichtig.

Statt also mehr zu arbeiten, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter Wege finden, effektiver zu arbeiten. Das heißt in diesem Fall, zu analysieren, wo besonders viel Zeit verloren geht und Möglichkeiten zu erarbeiten, diesen Zeitverlust zu reduzieren. Sehr oft sind es Gewohnheiten, die sich eingeschlichen und in der Vergangenheit bewährt haben, die heute eine produktivere Arbeitsweise verhindern.

Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern nicht den Eindruck vermitteln, ihre bisherige Arbeit wäre ungenügend. Das demotiviert und schürt Misstrauen. Machen Sie stattdessen von Beginn an deutlich, dass Sie gemeinsam nach Möglichkeiten suchen werden, die Arbeitszeit effizienter zu nutzen. Davon profitieren alle im Unternehmen: Sie können Projekte und Prozesse besser kalkulieren und Ihre Mitarbeiter werden weniger belastet.

 

Suchen Sie die Zeitfresser

Es gibt sehr viele gute Methoden im Zeitmanagement. Doch ehe Sie sich eine oder mehrere aussuchen und implementieren, sollten Sie erst herausfinden, wo genau die Zeit eigentlich verloren geht. Sie müssen bestehende Aufgaben nicht neu oder anders strukturieren, wenn das eigentliche Problem eine veraltete Software-Lösung ist. Und bessere Computer helfen nicht, wenn vorhandene Informationen nicht oder nur ungeordnet zusammengetragen werden oder gar nicht digital vorliegen.

Wertvolle Hilfe kommt an dieser Stelle direkt von Ihren Mitarbeitern. Binden Sie sie in den Prozess ein und fordern Sie sie auf, eigene Wünsche und Vorschläge einzubringen. Denn am Ende müssen Ihre Mitarbeiter mit neuen Methoden arbeiten. Damit dies langfristig gelingt, ist es entscheidend, dass sie diese mit ganzem Herzen unterstützen.

Effizienzsteigerung durch das richtige Zeitmanagement

Viele Wege führen nach Rom

Es gibt viele Methoden im Zeitmanagement, die für unterschiedliche Menschen besser oder weniger gut funktionieren. Das liegt daran, dass nicht alle Menschen auf die gleiche Weise arbeiten und unterschiedliche Bedürfnisse haben: Die einen brauchen einen festen Plan und arbeiten gradlinig auf ein Ziel hin, während die anderen sehr flexibel und spontan sind und sich von einem fixen Plan eingeengt fühlen. Die Herausforderung für Sie besteht darin, diese unterschiedlichen Persönlichkeitstypen zu führen, um das angestrebte Ziel zu erreichen.

Um dies zu erreichen, seien Sie nicht zu fixiert auf eine bestimmte Lösung. Auch, wenn diese für Sie selbst sehr gut funktionieren kann, kann sie bei einigen Mitarbeitern z. B. das Gegenteil bewirken und sie sogar ausbremsen.

Legen Sie die Richtlinien fest, die eingehalten werden müssen. Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Arbeitsschritte beendet sein, und wo sollen Informationen gesammelt werden? Bringen Sie in Erfahrung, wie Ihre Mitarbeiter am effizientesten arbeiten können, und passen sie die Arbeitsweisen, wo möglich, daran an. Zeitmanagement bedeutet nicht, eine bestimmte Methode verwenden zu müssen, sondern die eigene Arbeitsweise individuell zu optimieren.

 

Optimale Unterstützung durch die richtige Software

Egal, ob ein Unternehmen ein halbes Dutzend oder mehrere hundert Mitarbeiter hat: Ohne die passende Software-Lösung geht viel Zeit verloren. Bei wenigen Mitarbeitern kann dies ggf. noch durch eine gute Kommunikation abgefedert werden, doch auch hier frisst dies Zeit.

Die Digitalisierung macht es möglich, Prozesse übersichtlich abzubilden, Informationen zentral zu sammeln und Aufgaben schnell zuzuweisen. Dies alleine ist natürlich kein Ersatz für gutes Zeitmanagement. Wenn Sie aber eine effiziente Arbeitsweise erarbeitet haben, ist eine individuell angepasste Software-Lösung ein sehr mächtiges Werkzeug, auf das Sie nicht verzichten können.

PointPro Solutions hilft Ihnen gerne dabei, zu erarbeiten, welche Möglichkeiten Ihnen die richtige Software bietet, und unterstützt Sie bei der Umsetzung.

 

Zeitmanagement: Eisenhower oder Pomodoro?

Bei den verschiedenen Zeitmanagement-Methoden können Sie grob zwei verschiedene Richtungen ausmachen. Bei den einen geht es darum, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Die anderen fokussieren sich eher darauf, Aufgaben ungeachtet ihrer Priorität schnell und effizient zu bearbeiten. Ehe Sie sich damit beschäftigen, wie Sie und Ihre Mitarbeiter schneller arbeiten können, sollten Sie erst die Prioritäten von Aufgaben festlegen. Bewährt hat sich dafür die Eisenhower-Methode.

Entwickelt vom US-Präsidenten Eisenhower handelt es sich um eine Matrix aus vier Feldern. Alle anstehenden Aufgaben werden in eines dieser vier Felder sortiert. So ergibt sich die Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen:

  1. Feld: Sehr wichtig und sehr dringend
  2. Feld: Sehr wichtig, nicht dringend
  3. Feld: Sehr dringend, nicht wichtig
  4. Feld: Nicht dringend, nicht wichtig

Kommunizieren Sie deutlich, welche Aufgaben welche Prioritäten haben. So verhindern Sie, dass Zeit bei der Bearbeitung unwichtiger Kleinigkeiten verloren geht und dringlichere Projekte warten müssen. Nutzen Sie eine Farbcode oder die Möglichkeit Ihrer Software-Lösung, Prioritäten zu vergeben.

Die Eisenhower-Methode lässt sich gut mit der Pomodoro-Methode verbinden. Denn bei dieser geht es darum, die Arbeitszeit effizient auszunutzen. Der Trick ist, dass Sie für 25 Minuten konzentriert nur an einer Aufgabe arbeiten und sich durch nichts ablenken lassen. Anschließend haben Sie 5 Minuten Pause, um sich zu erholen. Nach vier Intervallen von 25 Minuten steht Ihnen eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten zu.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht ablenken lassen. Schließen Sie Ihre Bürotür und schalten Sie das Telefon aus. Einzig eine Stoppuhr ist erlaubt. Denn jede Ablenkung reißt Sie aus Ihrer Konzentration  und macht es schwer, wieder in die begonnene Aufgabe einzusteigen.

Effizienzsteigerung durch das richtige Zeitmanagement

Fazit: Zeit ist kostbar – nutzen Sie sie!

Egal, mit welcher Methode Sie arbeiten: Ihre Zeit ist zu kostbar, um sie zu verschwenden. Zeitmangel ist fast immer ein Symptom der falschen Planung oder der falschen Software-Lösung. Gehen Sie auf die Suche nach den Zeitfressern und eliminieren Sie sie. Erschaffen Sie eine Planung, die genau auf Ihre Arbeitsweise passt, und bilden Sie diese mit einer angepassten Software-Lösung ab. Sie und Ihre Mitarbeiter werden davon profitieren!

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie mit der richtigen Software-Lösung Zeit sparen und effizienter arbeiten können? Wir beantworten Ihre Fragen gerne. Rufen sie uns an!