Bessere Kommunikation dank digitaler Möglichkeiten

Der digitale Wandel bedeutet nicht nur neue Möglichkeiten in der Prozessoptimierung und der Zusammenarbeit von Teams. Er bedeutet insbesondere auch, dass wir alle besser digital kommunizieren lernen müssen. Denn zwischen E-Mails und Kurzmitteilungen entstehen oft Missverständnisse, die Zeit kosten und frustrieren.

Ideal ist natürlich der direkte Austausch, bei dem man sein Gegenüber sieht. Ist dies nicht möglich, gibt es dennoch einige Tipps, mit denen jeder die digitale Kommunikation deutlich angenehmer und effizienter gestalten kann.

 

Unternehmen müssen besser digital kommunizieren

Die digitalen Möglichkeiten gaukeln vielfach vor, dass mit dem schnellen Austausch von Informationen auch die Kommunikation einfacher geworden ist. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Gerade weil der Austausch häufig nur noch schriftlich geschieht, müssen alle Teilnehmer besonders darauf achten, wie sie besser digital kommunizieren können. Denn Missverständnisse kosten nicht nur Zeit und können Unfrieden in Teams bringen, sondern schlimmstenfalls auch ganze Projekte scheitern lassen.

Erfolgreiche Unternehmen investieren deshalb auch in eine schnelle und gute Kommunikation. Videokonferenzen sind ein wichtiger Baustein des digitalen Austauschs und ermöglichen es auch lokal aufgeteilten Teams, sich ohne Missverständnisse auszutauschen. Software-Lösungen wie Skype for Business können in jedes Unternehmen implementiert werden. Der schriftliche Austausch wird verbessert, wenn die Software einen unkomplizierten Austausch unterstützt. Chats geben die Möglichkeit, Fragen schnell zu stellen und zu beantworten.

Aber auch eine moderne Arbeitsweise geht mit einer guten Kommunikation Hand in Hand: Durch gemeinsames Arbeiten an Dokumenten wird unnötiger Schriftverkehr vermindert, während eine gemeinsame Ablage doppelte Datenhaltung verhindert.

All diese Aspekte nehmen deshalb einen wichtigen Bestandteil in der Unternehmenskommunikation ein. Nur ein gutes Konzept, das auch konsequent umgesetzt wird, unterstützt die Kommunikation und steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. PointPro Solutions hilft Ihnen gerne dabei, ein solches Konzept zu erarbeiten und mit der passenden Software umzusetzen.

Bessere Kommunikation dank digitaler Möglichkeiten

Mit diesen Tipps klappt die Kommunikation

Auch die beste Software ist nur so gut wie ihre Nutzer. Damit die Möglichkeiten des digitalen Austauschs in Ihrem Unternehmen optimal genutzt werden und dabei Zeit gespart wird, müssen alle Beteiligten um die Möglichkeiten und Herausforderungen wissen, die damit einhergehen.

 

Schnelle Problemlösung: Versetzen Sie sich in die anderen hinein

Auch, wenn es selbstverständlich ist: Ihre Gesprächsteilnehmer wissen nicht alles, was Sie wissen. Was Ihnen selbst schon lange bekannt ist oder einleuchtend erscheint, kann für Ihre Mitarbeiter neu oder unverständlich sein. Insbesondere bei fachübergreifenden Projekten ist es entscheidend sich bewusst zu machen, dass verschiedene Mitarbeiter denselben Sachverhalt aus ganz unterschiedlichen Perspektiven betrachten und bewerten.

Wenn Sie feststellen, dass es Verständnisprobleme gibt, nutzen Sie die Möglichkeiten des digitalen Austausches, um diese schnell aus dem Weg zu räumen. Videokonferenzen per Skype geben Ihnen dafür z. B. die Möglichkeit, den anderen Teilnehmern Ihren Bildschirm zu zeigen, so dass sie auch komplexe Themen mit Grafiken unterstützt erläutern können. Auch Kommentarfunktionen in gemeinsam bearbeiteten Dokumenten erlauben Anmerkungen und schnelle Klärungen.

 

Treffen Sie sich regelmäßig

Dank des Austauschs per Mail kann beinahe jede Projektarbeit ortsunabhängig bearbeitet werden. Informationen und Daten können innerhalb von Sekunden ausgetauscht werden. Allerdings bleibt der persönliche Austausch dabei oft auf der Strecke.

Vereinbaren Sie deshalb regelmäßige Treffen, um den Stand des Projekts zu besprechen und sich zu besprechen. Dies stärkt den Zusammenhalt im Team und ist darüber hinaus die ideale Möglichkeit, gemeinsam neue Ideen zu entwickeln und Innovationen anzustoßen.

Wenn keine Treffen möglich sind, nutzen Sie die Möglichkeit von Videokonferenzen. Sie werden sehen, dass die Qualität der Kommunikation spürbar steigt, wenn die Mitglieder eines Teams sich regelmäßig sehen und miteinander sprechen, statt sich nur schriftlich auszutauschen.

Hierbei muss die Notwendigkeit eines „echten“ Gesprächs oft gerade jungen Mitarbeitern vermittelt werden. Denn je jünger die Mitarbeiter sind, desto eher bevorzugen sie den Austausch über Messenger gegenüber Gesprächen.

 

Der schriftliche Austausch ergänzt die Kommunikation

E-Mails und Team-Nachrichten funktionieren auf der Kommunikationsebene anders als Telefonate und Videokonferenzen. Da wir die Stimme des anderen nicht hören und ihn nicht sehen, können leichter Missverständnisse entstehen. Darauf verzichten sollten Sie aber auf keinen Fall, denn sie sind nach wie vor ein wertvoller Teil des Austauschs.

Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten helfen Kommentarfunktionen und Team-Nachrichten, kleinere Fragen schnell und unkompliziert zu klären. Längere Diskussionen sollten nicht per E-Mail geführt werden, da dies schnell unübersichtlich wird. Sind Telefon oder Video gerade keine Option, ist ein Chat dafür deutlich besser geeignet.

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es besser, im schriftlichen Austausch auf Scherze und Ironie zu verzichten. Smileys können die eigentliche Absicht verdeutlichen, wirken in einem Übermaß eingesetzt allerdings wie mangelnder Ernst.

 

Erlauben Sie Auszeiten

Gerade weil Mails und Messenger eine schnelle Kommunikation ermöglichen, verschwimmt die Grenze zwischen Beruf und Privatleben zunehmend. Schaffen Sie deshalb klare Zeiten, die frei von beruflichem Austausch sind. Dies verringert auch die Abneigung der Mitarbeiter, die der digitalen Kommunikation in Messengern noch skeptisch gegenüberstehen.

 

Weshalb ist Kommunikation eigentlich so schwierig?

In der Theorie ist doch eigentlich sehr einfach: Der Sender teilt bestimmte Inhalte mit, der Empfänger hört sie und reagiert darauf. Das größte Problem scheint dabei nur die Sprachbarriere zu sein, wenn nicht alle Gesprächsteilnehmer dieselbe Sprache sprechen.

In der Praxis sieht es leider schon ganz anders aus. Informationen werden ungenau weitergegeben oder falsch verstanden, und gerade kritische Sachverhalte werden schnell sehr emotional. „Es menschelt“ sozusagen.

Böse Absichten stecken allerdings fast nie dahinter, wenn es im Austausch hakt. Viel eher ist das Problem, dass der Dialog mit anderen für uns etwas so Alltägliches ist, dass wir uns gar nicht bewusst machen, wie kompliziert er eigentlich ist. Um besser digital kommunizieren zu können, müssen sich deshalb alle Beteiligten zwei Sachen immer wieder bewusst machen:

 

Das Nachrichtenquadrat

Dieses Modell wird auch als Vier-Ohren-Modell bezeichnet und wurde von Friedemann Schulz von Thun entwickelt. Nach diesem Modell hat jede Nachricht, egal ob schriftlich oder mündlich kommuniziert, vier Ebenen: Die Sachebene, die Selbstkundgabe, die Beziehungsebene und den Appell.

Missverständnisse entstehen insbesondere dann, wenn Gesprächspartner sich auf unterschiedlichen Ebenen bewegen. Wenn der Sender beispielsweise die kritischen Quartalszahlen auf der Sachebene kommuniziert, die Empfänger dies aber auf der Beziehungsebene wahrnehmen, können sie sich schnell angegriffen und zu Unrecht kritisiert fühlen.

 

Schriftliche Kommunikation fördert Missverständnisse

Je weniger Gesprächsteilnehmer gegenseitig von sich sehen, desto schneller entstehen Missverständnisse. Direkte Gespräche versprechen die besten Ergebnisse, während E-Mails oder Kurznachrichten am häufigsten zu Missverständnissen führen.

Denn im direkten Gespräch liegt es nicht alleine am geschriebenen Wort, den Inhalt einer Nachricht zu übermitteln. Stimme und Körpersprache unterstützen und verdeutlichen die Nachricht. Ein Scherz wird als solcher wahrgenommen und nicht als Seitenhieb unter der Gürtellinie verstanden. Es fällt allen Beteiligten leichter, auf einer Ebene zu kommunizieren.

Bessere Kommunikation dank digitaler Möglichkeiten

Digitale Kommunikation will gelernt sein

Digitale Kommunikation ist ein integraler Bestandteil von Unternehmen und kann nicht mehr weggedacht werden. Damit sie aber Zeit spart statt sie zu fressen, muss sie gelernt werden. In Teams, die sich dessen bewusst sind, ist dies allerdings nie ein Problem.

Software-Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten, besser digital kommunizieren zu können. Von Messengern über Gruppentelefonie bis hin zu Videokonferenzen kann jede Art des Austausches implementiert werden. Unternehmen profitieren davon, denn mit dem richtigen Austausch steigt auch die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter.

Sie wollen wissen, mit welcher Software-Lösung Sie besser digital kommunizieren können? Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Ihren Anruf.