Moderne interne Prozesse – Schritt für Schritt umgesetzt

Jedes Unternehmen besteht aus Prozessen. Aber nicht immer sind diese Prozesse optimal strukturiert, so dass Ressourcen verschwendet werden.

Moderne Technologien bieten die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und damit Kapazitäten für neue, wichtige Entwicklungen zu schaffen – vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt und der Wille zur Veränderung ist vorhanden. Denn die beste Software-Lösung kann nicht helfen, wenn eine Optimierung nicht wirklich gewünscht ist.

Wenn Sie Ihr Unternehmen weiter nach vorne bringen und langfristig für Erfolg sorgen wollen, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre internen Prozesse optimieren können.

 

Was sind moderne interne Prozesse?

Interne Prozesse sind Ketten logisch aufeinander aufbauender Arbeitsschritte. Ein Prozess kann dabei lang oder kurz sein und mit einem oder mehreren anderen zusammenhängen. An dieser Grunddefinition hat sich nichts geändert. Allerdings sind in den letzten Jahren zahlreiche neue Möglichkeiten hinzugekommen, Prozesse abzubilden und zu verschlanken.

Zum einen ermöglicht die technische Entwicklung, Prozesse elektronisch aufzunehmen. Auch große Datenmengen können platzsparend aufbewahrt und schnell rund um den Globus verschickt werden. Nachrichten sind binnen Sekundenbruchteilen verschickt, statt als Brief verschickt zu werden.

Doch die Möglichkeiten der Technik sind begrenzt, wenn die passende Software-Lösung fehlt. Erst eine individuell angepasste Software kann die einzigartigen Prozesse eines Unternehmens so abbilden, dass sie schnell und ohne zu stocken bearbeitet werden können.

Für uns von PointPro Solutions ist es deshalb wichtig, in enger Zusammenarbeit mit Ihnen genau die Lösung zu erarbeiten, die Sie brauchen. Sie definieren, was Sie benötigen, und wir passen die Software Ihren Wünschen an.

Ganz entscheidend ist dabei, dass die Digitalisierung nicht die Lösung ist, sondern ein Werkzeug. Richtig eingesetzt, unterstützt sie Sie darin, Ihre Herausforderungen zu meistern.

Moderne interne Prozesse – Schritt für Schritt umgesetzt

Der Wille zur Optimierung

Die Optimierung der internen Prozesse bedeutet immer auch eine Veränderung. Bekannte Strukturen werden unter die Lupe genommen, verschlankt und angepasst. Voraussetzung ist dabei nicht, dass es Schwierigkeiten gab. Auch Abläufe, die im Grunde noch funktionieren, müssen immer wieder angepasst werden.

Und genau hier wird es schwer: Die meisten Menschen schätzen es, sich an ihren Gewohnheiten orientieren zu können. Wenn keine direkt erkennbare Notwendigkeit besteht, etwas zu ändern, reagieren sie schnell unwillig. Selbst, wenn es keine offene Kritik an Veränderungen gibt, blockieren diese Mitarbeiter unbewusst die notwendigen Optimierungen.

Deshalb ist es entscheidend, von Anfang an sicherzustellen, dass die Bereitschaft zur Prozessoptimierung ein integraler Bestandteil Ihres Unternehmens ist. Sowohl die Management-Ebene als auch die Mitarbeiter müssen sie tragen und aktiv unterstützen. Um die Akzeptanz zu erhöhen, holen Sie deshalb alle ins Boot und motivieren Sie z. B. Ihre Mitarbeiter, offen zu kommunizieren, welche Ansprüche und Wünsche sie haben.

 

Wer ist dafür verantwortlich?

Der bloße Wille, Prozesse anzupassen, ist alleine nicht ausreichend. Ebenso entscheidend ist, dass jemand die Führung übernimmt und dafür sorgt, dass die Prozessoptimierung nicht einschläft. Denn wenn niemand verantwortlich ist, wird sich auch niemand darum kümmern, und aller gute Wille verpufft wirkungslos.

Damit dies funktioniert, ist es entscheidend, die Begleitung der Optimierung als tatsächliche Arbeit anzuerkennen. Wird erwartet, dass der eingesetzte Mitarbeiter dies zusätzlich zu seinen bisherigen Aufgaben erfüllt, wird die Qualität leiden und Frustration auf allen Seiten das Ergebnis sein.

 

Welche Ziele haben Sie?

Sie können Prozesse nur verbessern, wenn Sie wissen, welches Ziel Sie erreichen wollen. Die höchste Priorität ist meistens die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Ein Ziel kann dabei verschiedene Unterziele haben, wie z. B. die Reduktion von Kosten oder Kundenkontakte pro Prozess, eine Verringerung des Zeitaufwandes oder eine Optimierung der Wartezeiten.

Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen, können Sie in den nächsten Schritten gezielt nach Möglichkeiten suchen, diese zu erreichen.

 

Prozesse identifizieren und Prioritäten vergeben

Damit die bestehenden Prozesse optimiert werden können, müssen sie als solche identifiziert werden. Je gründlicher die Bestandsaufnahme ist, desto leichter wird die Optimierung fallen. Unterscheiden Sie dabei in Kernprozesse, die z. B. häufig oder sogar täglich durchgeführt werden, und Nebenprozesse, die nur unregelmäßig und selten stattfinden. Beginnen Sie die Prozessoptimierung bei den Kernprozessen.

Wenn Sie wenig Erfahrung in der Prozessoptimierung haben, kann die Unterstützung externer Fachkräfte hilfreich sein. Sie bringen Erfahrung mit und beraten Sie über die technischen Möglichkeiten.

Moderne interne Prozesse – Schritt für Schritt umgesetzt

Den Prozessen auf den Grund gehen

Nachdem Sie die verschiedenen Prozesse identifiziert haben, gehen Sie ins Detail. Der Verantwortliche für die Optimierung geht in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern die einzelnen Schritte durch und dokumentiert sie. Dies ist der perfekte Augenblick zu notieren, wo die Mitarbeiter über Schwierigkeiten oder umständliche Arbeitsweisen sprechen.

Finden Sie eine passende Möglichkeit, die definierten Prozesse zu visualisieren. Dies kann digital oder analog geschehen, wobei digitale Abbildungen den großen Vorteil haben, langfristig aufbewahrt, schnell verschickt und leichter ergänzt werden zu können. Auch die Archivierung der Daten der Optimierung fällt so leichter.

Auch, wenn Sie vielleicht sehr schnell schon einige Lösungsmöglichkeiten im Blick haben, sollten Sie nichts überstürzen. Damit die Optimierung Ihrer Prozesse flüssig geschieht und es im Nachhinein nicht zu Schwierigkeiten kommt, sollten Sie erst einen vollständigen Optimierungsplan aufstellen. So vermeiden Sie, zwischendurch noch einmal die Software wechseln zu müssen oder am Ende doch wieder mit zu vielen Programmen zu arbeiten.

Wenn Sie unsicher sind, welche Software-Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, helfen wir von PointPro Solutions Ihnen gerne weiter.

 

Umsetzung und Anpassung

Nun können Sie Ihre Pläne in die Tat umsetzen. Eine gute Vorbereitung sorgt für möglichst wenige Verzögerungen oder Ausfälle und verhindert Missverständnisse unter den Mitarbeitern.

Zu dieser Vorbereitung gehört auch eine rechtzeitige Einweisung aller Involvierten, idealerweise bevor neue Lösungen implementiert werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Schulungen bekommen, wenn eine neue Software verwendet wird. Planen Sie auch eine Übergangszeit ein, in welcher sich alle an ein neues System gewöhnen.

 

Prozessoptimierung ist niemals abgeschlossen

Machen Sie nicht den Fehler, die Optimierung Ihrer internen Prozesse als eine Aufgabe zu sehen, die alle zwei oder drei Jahre einmal wiederholt wird. Sie ist vielmehr ein andauernder Prozess. Es müssen nicht nur regelmäßig die Erfolg gemessen und ausgewertet werden. Ebenso muss immer wieder geprüft werden, ob bestehende Prozesse weiter angepasst werden müssen, wenn sich z. B. Arbeitsbedingungen ändern.

Die guten Nachrichten sind: Wenn Sie erst einmal dabei sind und Herausforderungen rechtzeitig angehen, haben Sie deutlich weniger Arbeit, als wenn sie dies lange aufschieben. Und mit der richtigen Software-Lösung erkennen Sie frühzeitig, wo Verbesserungsbedarf vorhanden ist.

 

Sie wollen mehr darüber wissen, welche Software-Lösung das richtige Werkzeug ist, um Ihre Prozessoptimierung abzubilden? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf!