Wie Ihnen digitale Lösungen helfen, Zeit zu sparen

Informationsverwaltung, Kundenbetreuung, Projektkoordination – all diese Dinge kosten Zeit. Digitale Lösungen können nicht nur helfen, den Ablauf flüssiger zu gestalten, sondern schaffen auch Raum für Innovationen. Vorausgesetzt natürlich, die Digitalisierung wird richtig umgesetzt und Ausreden vermieden, nicht auf neue Entwicklungen umsteigen zu müssen.

Erfahren Sie, in welchen Bereichen digitale Lösungen helfen, viel Zeit zu sparen.

 

Digitale Lösungen für die Wissensarchivierung

In einem Unternehmen ist viel Wissen vorhanden, und täglich werden neue Informationen generiert. Das reicht von den Protokollen von Meetings über Arbeitsweisen hin zu Kundendaten. Dazu kommen Buchhaltung und das Qualitätsmanagement.

Neue Mitarbeiter wissen mitunter gar nicht, dass bestimmte Informationen bereits vorliegen. Sie müssen gründlich eingeführt werden. Dabei werden leicht Einzelheiten übersehen. Um erfolgreich starten zu können ist es aber wichtig, vollständig auf vorhandenes Wissen zurückgreifen zu können. Um allen Beteiligten Zeit zu sparen ist eine gut strukturierte und vollständige Sammlung des vorhandenen Wissens notwendig.

Digitale Lösungen helfen, zentral gesammelte Informationen z. B. in der Cloud, jedem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen und können von ortsunabhängig abgerufen werden. Erfahrungen und Wissen bleiben so erhalten und können unkompliziert aktualisiert und ergänzt werden.

 

Zeit sparen bei der Informationssuche

Sehr ähnlich dem Wissensmanagement ist die Suche nach Informationen. Oft befinden sie sich auf einzelnen Rechnern oder liegen nur analog weggeheftet in Ordnern vor. Noch unübersichtlicher sind Dokumente, die von mehreren Mitarbeitern bearbeitet und in verschiedenen Versionen per Mail herumgeschickt werden.

Das birgt zahlreiche Probleme: Wer Informationen sucht, muss erst einmal herausfinden, ob sie überhaupt existieren und wo sie sich befinden. Ist man dabei auf die Hilfe anderer Mitarbeiter angewiesen, verzögert sich die Suche schnell zusätzlich.

Eine Software-Lösung wie SharePoint unterstützt Sie mit der Möglichkeit, hinterlegtes Wissen zielgerichtet nach Schlagworten zu durchsuchen. Aber auch Lagerbestände oder Kundendaten können so in wenigen Augenblicken überblickt werden. Dies reduziert nicht nur die aufgewendete Zeit innerhalb Ihres Unternehmens, sondern verbessert auch die Erfahrungen der Kunden in Servicegesprächen. Wir von PointPro Solutions helfen Ihnen gerne, eine individuell angepasste Software-Lösung für genau Ihre Ansprüche einzurichten, mit der Sie zukünftig Zeit sparen können.

Wie Ihnen digitale Lösungen helfen, Zeit zu sparen

Vielfältige Möglichkeiten der Kommunikation

Gute Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg von Projekten und damit von Unternehmen. Erst durch den Austausch können frühzeitig Hindernisse erkannt und umgangen oder neue Ideen generiert werden.

Problematisch wird es, wenn nicht alle Mitarbeiter an einem Ort sind. In solchen Fällen geschieht es schnell, dass einige außen vor bleiben und im Nachhinein maximal eine Zusammenfassung der Ergebnisse erhalten. Die Möglichkeit, zu partizipieren, besteht aber nicht mehr. So geht sehr viel Potential verloren, und die Gefahr von Missverständnissen wächst.

Digitale Lösungen setzen hier an und ermöglichen einen besseren Austausch aller Beteiligten. Skype ermöglicht zum Beispiel Telefon- und Videokonferenzen. Mit SharePoint können Sie nicht nur Aufgaben spezifisch zuweisen, sondern in Chats auch Diskussionen führen. Fragen und Anmerkungen können so schnell ausgetauscht werden. Die Cloud ermöglicht es, Gesprächsprotokolle für alle zugänglich aufzubewahren, so dass die Ergebnisse aller Gespräche jederzeit für jeden zugänglich sind.

 

Digitale Lösungen für Teamarbeit

Immer häufiger ist es Standard, dass dass sich Teams an unterschiedlichen Standorten aufhalten. Dies erschwert Absprachen und die gemeinsame Arbeit an Projekten, die oft einem engen Zeitplan unterliegt. Die Digitalisierung bietet einige Lösungen, um Teams die Arbeit zu erleichtern.

Mit Outlook empfangen Sie E-Mails und verschicken diese, darüber hinaus können Termine, Kontakte und Notizen organisiert werden: Zusammen mit den E-Mails werden diese Daten auf allen Geräten des Nutzers oder des Teams synchronisiert, so dass sie jederzeit überall aktuell sind.

Für die Terminabsprache in Gruppen ist es eine große Hilfe, einen gemeinsamen Kalender zu nutzen. So hat jeder Mitarbeiter sowohl seine eigenen Aufgaben im Blick, als auch die seiner Kollegen.

Chats und Telefonkonferenzen über Skype sind weitere wertvolle Instrumente für eine erfolgreiche Teamarbeit, ebenso die Möglichkeit, von überall digital auf ein digital verwaltetes Projekt zugreifen zu können.

 

Übersichtliche Projektplanung

Kennen Sie das Problem, dass die Planung von Projekten auch abseits der Terminfindung schnell unübersichtlich wird? Auch mit einem Protokoll der Teamsitzungen und einer Aufgabenverteilung verlieren alle Beteiligten schnell den Überblick, wie weit die Arbeit bereits fortgeschritten ist. Übergeordneten Positionen, die mehrere Projekte im Blick behalten müssen, fällt ihre Aufgabe dadurch zusätzlich schwer.

Digitale Lösungen ermöglichen eine übersichtliche Abbildung von Projekten. Es können Teilaufgaben erstellt, einzelnen Mitarbeitern zugewiesen und Deadlines gesetzt werden. Die nötigen Informationen werden direkt damit verknüpft. Integrierte Chats, in denen Aufgaben besprochen werden, verhindern dass Absprachen untergehen.

Wie Ihnen digitale Lösungen helfen, Zeit zu sparen

Benutzerfreundlichkeit ist ein Muss

Damit digitale Lösungen funktionieren und Ihnen helfen, Zeit zu sparen, steht Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Nur Anwendungen, die einfach zu bedienen sind, werden genutzt und unterstützen Ihre Mitarbeiter. Denn damit eine Software-Lösung ihren Zweck erfüllen kann, muss sie insbesondere von allen angewendet werden.

Damit dies geschieht, ist es entscheidend, dass eine Software-Lösung Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Raum gibt, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. PointPro Solutions hilft Ihnen dabei, digitale Lösungen nicht nur umzusetzen, sondern auch Ihre Mitarbeiter im Umgang damit zu schulen, um so einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

 

Sie haben Interesse daran, mehr über die Vorteile der Digitalisierung für Ihr Unternehmen zu erfahren? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf!